קשוב לעסקיםמענה טלפוני AI למרפאה ולקליניקה: מה נכון למסור לסוכנת ומה להשאיר לאדם
בקליניקה הטלפון הוא גם יומן, גם מוקד מידע וגם הדלת הראשונה של מטופל לחוץ. מזכירה טובה עושה את שלושתם, אבל רק כשהיא שם, ורק לשיחה אחת בכל פעם. סוכנת AI יכולה לקחת חלק גדול מהעומס, בתנאי שמגדירים מראש מה היא עושה ומה לא. המאמר הזה עוסק בדיוק בגבול הזה.
מה מתאים לסוכנת
- תיאום, הזזה וביטול של תורים, לפי היומן ולפי הכללים שלכם.
- שאלות שחוזרות: שעות, כתובת וחניה, מה להביא, האם צריך הפניה, האם יש קופה או ביטוח.
- שיחות אחרי שעות הפעילות ובסופי שבוע, שהיום נופלות לתא קולי.
- פניות של מטופלים חדשים: שם, טלפון, במה מדובר, ותיאום שיחת היכרות.
- שליחת קישור בוואטסאפ או ב-SMS: טופס קליטה, הנחיות הגעה, תשלום מקדמה.
מה להשאיר לאדם
סוכנת AI לא מוסרת תוצאות בדיקה, לא נותנת ייעוץ רפואי, לא מחליטה אם משהו דחוף מבחינה רפואית ולא מנהלת שיחה עם מטופל במצוקה. בשיחות כאלה היא אומרת בבירור שהיא עוזרת דיגיטלית, רושמת את הפרטים ומעבירה מיד לצוות, ובמצב חירום מפנה לגורמי החירום. את הכללים האלה כותבים לפני שהקו עולה, לא אחרי השיחה הראשונה שהשתבשה.
פרטיות
מרפאה מחזיקה מידע רגיש, ולכן שווה לשאול כל ספק את אותן שאלות: איפה נשמרות ההקלטות והתמלולים, מי יכול לגשת אליהם, כמה זמן הם נשמרים, ואיך מוחקים לפי בקשה. בקשוב כל שיחה נפתחת בהצהרה שמדובר בעוזר AI ושהשיחה עשויה להיות מוקלטת, והסוכנת לא שואלת על מצב רפואי מעבר למה שצריך כדי לתאם תור. כדאי גם להגדיר לה לא לבקש מספר תעודת זהות או פרטים רפואיים בטלפון, אם אין בזה צורך אמיתי.
יום רגיל בקליניקה עם סוכנת
בבוקר המזכירה עונה כרגיל, והסוכנת מקבלת רק את השיחות שלא נענו אחרי כמה צלצולים. בשעות העומס זה אומר שהמטופל שמתקשר בזמן שהמזכירה עם מטופל בדלפק לא שומע צליל תפוס. בערב ובשבת הסוכנת עונה לכל השיחות, קובעת תורים פנויים ושולחת סיכום. בבוקר שלמחרת מחכה רשימה של מי התקשר, מה רצה, ומה כבר נקבע.
כמה זה עולה
אצל קשוב סוכנת טלפונית עולה 1,799 שקל לחודש, בלי עלות הקמה, עם מספר ייעודי כלול ועשרה ימים חינם, בלי תלות בכמות השיחות. סוכן וואטסאפ עולה 990 שקל לחודש עם הקמה חד-פעמית. המחירים לא כוללים מע"מ ואין התחייבות. חיבור ליומן או למערכת ניהול מרפאה קיימת מתומחר בנפרד אחרי שיחה, כי כל מערכת שונה.
לפני שמתחילים
- לכתוב רשימה של מה הסוכנת עונה בעצמה ומה תמיד עובר לצוות.
- להגדיר מה נחשב דחוף ולמי זה מגיע, בשעות הפעילות ומחוצה להן.
- להחליט אילו פרטים מותר לבקש בטלפון ואילו לא.
- להתקשר בעצמכם לקו, לנסות שיחה רגילה ושיחה רגישה, ולשמוע מה קורה.
רוצים לשמוע איך זה נשמע אצלכם?
הסוכנת של קשוב עונה לקו ההדגמה עכשיו. התקשרו ל-03-382-5221, תשאלו אותה מה שלקוח היה שואל, ואז תחליטו. ההקמה היא שיחה אחת, עשרת הימים הראשונים חינם, ואין עלות הקמה לסוכן הטלפוני.
שאלות ותשובות
האם סוכנת AI יכולה לקבוע תורים ביומן של הקליניקה?
כן, כשהיומן מחובר. היא מציעה רק זמנים פנויים, לפי סוג התור ולפי הכללים שהגדרתם, ושולחת אישור למטופל.
מה היא עושה כשמטופל מתאר מצב רפואי דחוף?
היא לא מעריכה את המצב. היא מפנה לגורמי החירום כשצריך, רושמת את הפרטים ומעבירה מיד לצוות.
המטופלים יודעים שהם מדברים עם AI?
כן, כל שיחה נפתחת בהצהרה על כך. מטופל שמעדיף אדם יכול לבקש שיחזרו אליו, והבקשה מגיעה לצוות.
זה מחליף את המזכירה?
ברוב הקליניקות לא. הסוכנת לוקחת את השיחות שנופלות בעומס ואחרי השעות, והמזכירה נשארת עם המטופלים שבקליניקה ועם השיחות שצריכות אדם.